Już go użyłeś. Prawdopodobnie używasz go na co dzień. Niezależnie od tego, czy projektujesz CV w programie Word, tworzysz tabelę przestawną w programie Excel, czy projektujesz prezentację w programie PowerPoint, współpracujesz z oprogramowaniem zwiększającym produktywność. Narzędzia te są „motorem” współczesnej pracy. Zamieniają surowe dane w raporty, pomysły w prezentacje, a listy w bazy danych. To nie jest efektowne. To nie jest kolejna aplikacja wirusowa. Ale dla korporacji, małych firm i indywidualnych przedsiębiorców jest to integralna infrastruktura.
Microsoft Office jest nie tylko popularny; jest to standard branżowy. Pytanie nie brzmi, czy dominuje, ale dlaczego pozostaje domyślnym wyborem dla milionów użytkowników.
Efekt systemu Windows
Istnieje prosty sprzętowy powód, dla którego Microsoft utrzymuje dominującą pozycję na rynku. Microsoft nie tylko tworzy pakiet Office. Tworzy także Windowsa. A Windows jest wszędzie.
Według W3C ponad 86 procent wszystkich komputerów w domach i biurach korzysta z jakiejś wersji systemu operacyjnego Windows. Nie jest to niewielki udział. To jest absolutna większość.
Kupując nowy komputer firmy Dell, HP lub Lenovo, najprawdopodobniej jest on wyposażony w preinstalowaną wersję próbną lub pełną wersję pakietu Microsoft Office. Dostawcy pakują go razem z nim, ponieważ to działa. Działa, ponieważ jest zoptymalizowany pod kątem systemu operacyjnego, na którym jest zainstalowany. Integracja ta obniża barierę wejścia. Nie musisz szukać kompatybilnego oprogramowania. Po prostu otwierasz laptopa i zaczynasz pracować.
Ale wygoda nie jest jedynym czynnikiem.
Znaczenie zintegrowanej funkcjonalności
Gdyby łatwość instalacji była jedynym czynnikiem, otwarte alternatywy już opanowałyby rynek. Ale tak się nie stało. Prawdziwym powodem, dla którego Microsoft Office utrzymał swoją pozycję, jest funkcjonalność.
Office to pakiet aplikacji. Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook – wszystkie zostały opracowane przez tę samą firmę. To wspólne środowisko programistyczne pozwala firmie Microsoft tworzyć uniwersalną funkcjonalność w całym pakiecie. Rezultatem jest poziom kompatybilności, który jest trudny do odtworzenia przez zewnętrznych programistów.
Możesz osadzić wykres z Excela bezpośrednio w dokumencie Word. Możesz wyodrębnić dane z programu Access do slajdu programu PowerPoint. Te elementy nie są tylko w pobliżu. Oddziałują ze sobą. Integracja ta ułatwia łączenie elementów z różnych aplikacji w celu stworzenia spójnego, profesjonalnego dokumentu.
Dla zespołów oznacza to mniejsze tarcie. Mniej czasu spędzonego na łączeniu Programu A z Programem B. Więcej czasu na samą pracę.
Cena dominacji
Czy to oznacza, że Office jest idealny? Nie. Oznacza to, że się zakorzenił. A rootowanie ma konsekwencje.
Kiedy jeden dostawca kontroluje 86 procent rynku systemów operacyjnych i łączy z nim swój pakiet produktywny, konkurencja staje się trudna. Mniejsi gracze muszą stawić czoła produktowi, który leży już na Twoim biurku, zanim jeszcze włączysz komputer.
Użytkownicy płacą za tę wygodę na dwa sposoby: koszt subskrypcji i blokada dostawcy. Po sformatowaniu plików w formatach .docx i .xlsx opuszczenie ekosystemu przypomina zmianę linii lotniczej w trakcie lotu. Możesz to zrobić. Ale dlaczego?
Dominacja Microsoft Office to nie tylko lepszy kod. Chodzi o efekty sieciowe, pakowanie sprzętu i zwykłą bezwładność przyzwyczajenia. Dopóki system Windows pozostanie standardem, pakiet Office pozostanie domyślnym wyborem.
Ale krajobraz się zmienia. Alternatywy w chmurze zyskują na popularności.
Oprogramowanie znanych marek nie zawsze jest rozwiązaniem. Czasami gotowe oprogramowanie wiodących wydawców po prostu nie pasuje do Twojego przepływu pracy. Weźmy scenopisarstwo. Wymaga ścisłego, niepodlegającego negocjacjom formatu. Uniwersalny edytor tekstu pozwoli Ci wpisać dowolny tekst, ale nie będzie automatycznie wcinał tytułów dialogów ani wyśrodkowanych scen. Aby to zrobić, będziesz potrzebować specjalistycznego oprogramowania biurowego zaprojektowanego specjalnie dla tego formatu wyjściowego. Istnieje wiele niszowych aplikacji przeznaczonych dla każdego możliwego formatu, od memorandów prawnych po dokumentację kodu. Jeśli jesteś programistą, projektantem lub pisarzem, może się okazać, że dedykowane narzędzie od małego, ale przedsiębiorczego zespołu programistów wykona zadanie lepiej niż rozdęty pakiet dla przedsiębiorstw.
Ale oto brutalna rzeczywistość: instalacja nowego oprogramowania nie zwiększy w magiczny sposób Twojej wydajności.
Celem oprogramowania zwiększającego produktywność jest ułatwianie zadań, a nie wykonywanie pracy za Ciebie.
Ludzie często instalują takie narzędzia i oczekują, że produkcja stanie się łatwa i niewymagająca wysiłku. Oczekują, że maszyna będzie generować treść. Ale to się nie stanie. Oprogramowanie usprawnia mechanikę — formatowanie, kontrolę wersji, zapisywanie plików — ale faktyczne utworzenie nadal zależy od Ciebie. Przynosisz pomysły. Aplikacja udostępnia jedynie płótno.
To prowadzi nas do głównego pytania: co dokładnie sprawia, że narzędzie jest produktywne? Czy to jest prędkość? Automatyzacja? A może coś zupełnie innego? W następnej sekcji przyjrzymy się mechanice wydajności.
Pierwsze kroki z oprogramowaniem zwiększającym produktywność
Bądźmy szczerzy: nazywanie tych programów „oprogramowaniem zwiększającym produktywność” jest trochę błędne. Sami nic nie produkują. To jest oprogramowanie ułatwiające. Stanowią kanwę dla dokumentów, prezentacji, arkuszy kalkulacyjnych i plików danych. Jasne, dobre oprogramowanie wykonuje ciężką pracę — na przykład zamienia ścianę surowych danych w schludny wykres — ale iskra, początkowy wysiłek, sama praca? To wciąż pochodzi od ciebie.
Prawdziwym sekretem nie jest kod, ale to, jak dobrze programiści przewidzieli Twoje potrzeby, zanim w ogóle zorientujesz się, że je masz. Muszą na początku zadawać trudne pytania. Do czego służy to narzędzie? Jak ludzie będą z tego faktycznie korzystać? Jakie funkcje są wymagane? Jak powinien wyglądać interfejs, aby nawigacja nie była obciążeniem? Jeśli zrobią to dobrze, otrzymasz program, który jest zarówno funkcjonalny, jak i intuicyjny. Kiedy się mylą? Rozczarujesz się. A jest tego mnóstwo.
Równoważenie w interfejsie
Organizowanie funkcji przypomina chodzenie po linie. Programiści muszą stworzyć intuicyjny układ bez prostego kopiowania i wklejania projektów konkurencji. Użytkownicy to istoty przyzwyczajone. Jeśli spędziłeś lata na zapamiętywaniu skrótów klawiaturowych programu Excel, przejście na nową aplikację do obsługi arkuszy kalkulacyjnych, która ukrywa te same funkcje w trzech różnych podmenu, może wywołać u każdego krzyk.
Firmy często próbują unowocześnić swoje produkty, reorganizując funkcje w nowych aktualizacjach. To jest ryzyko. Długoterminowi użytkownicy denerwują się, gdy ich pamięć mięśniowa staje się bezużyteczna. Aby złagodzić ten cios, niektórzy programiści włączają „tryb zgodności” lub opcję przeglądania, która symuluje stary, znajomy interfejs. Niektórzy są nawet tak odważni, że dodają tryb emulacji, który sprawi, że ich produkt będzie wyglądał podobnie do produktu konkurencji, mając nadzieję, że zwabi sfrustrowanych użytkowników do przejścia na ich produkt.
Otwarte oprogramowanie a modele zastrzeżone
Następnie pojawia się pytanie, kto jest właścicielem kodu. Niektórzy programiści wybierają oprogramowanie open source. Oznacza to, że udostępniają publicznie część lub całość kodu oprogramowania. Każdy może pobrać ten kod, ulepszyć go, dodać funkcje lub całkowicie złamać. Plusy? Społeczność programistów może monitorować opinie użytkowników w czasie rzeczywistym i rozwiązywać problemy szybciej niż zarząd firmy. Wady? Trudno jest zarobić pieniądze. Wiele projektów open source utrzymuje się dzięki darowiznom, co oznacza, że zasoby są często ograniczone.
Zastrzeżone oprogramowanie działa w odwrotnym kierunku. Kod jest zamknięty. Firma jest jedynym źródłem prawdy dla aplikacji. Dzięki temu łatwiej jest stworzyć model biznesowy. Możesz umieścić na nim metkę z ceną, ponieważ kontrolujesz dystrybucję. Firmy te zazwyczaj dysponują budżetem pozwalającym na zatrudnienie programistów najwyższej klasy. Czy to gwarantuje najlepsze oprogramowanie? Nie. Często oznacza to jednak więcej zasobów na wsparcie i rozwój funkcji. To kompromis pomiędzy elastycznością społeczności a siłą korporacji.
Różnorodność narzędzi
Produktywność nie jest uniwersalna. Jest on podzielony na określone branże, z których każda ma swoją własną charakterystykę i cele. Nie tylko pobierasz „aplikację”; wybierasz narzędzie do konkretnego zadania.
- Przetwarzanie tekstu i danych: Klasyczny edytor tekstu, który ewoluował w zaawansowane systemy zarządzania dokumentami.
- Programy arkuszy kalkulacyjnych: Podstawa modelowania finansowego i analizy danych.
- Oprogramowanie do prezentacji: Do wizualnego opowiadania historii i pokazów slajdów.
- Bazy danych: Ustrukturyzowane przechowywanie i wyszukiwanie dużych zbiorów danych.
- Projekt graficzny i edycja: Od retuszu zdjęć po ilustrację wektorową.
- Zarządzanie plikami: Organizuj, oznaczaj i synchronizuj pliki między urządzeniami.
- Tworzenie specjalistyczne: Narzędzia do etykiet, wizytówek i innych niszowych potrzeb drukowania.
- Oprogramowanie dla organizacji: Kalendarze, listy rzeczy do zrobienia i narzędzia do śledzenia projektów, dzięki którym Twoje życie się nie rozpadnie.
Ale na scenie pojawia się nowy gracz. Ruch, który przenosi te tradycyjne aplikacje komputerowe do Internetu. Przejście z zainstalowanych programów na subskrypcje online zmienia sposób, w jaki współpracujemy z naszą pracą. Różnica nie polega tylko na tym, gdzie znajduje się kod; to kwestia dostępności, współpracy i zakończenia ręcznych aktualizacji. Jak przejście do chmury zmienia Twój przepływ pracy? Tutaj robi się ciekawie.
W przeszłości instalowanie oprogramowania polegało na wykorzystaniu całkowitej mocy obliczeniowej komputera. Pobrałeś instalator, poczekałeś, aż pasek postępu się zapełni, i miałeś nadzieję, że program się nie zawiesi. Te aplikacje komputerowe znajdują się na dysku twardym, zużywając pamięć RAM i czas procesora, aby działać lokalnie. Usługi internetowe? Są zbudowane inaczej. Główny ładunek spada na chmurę, zlokalizowaną gdzieś w sieci, a Twoja przeglądarka pełni jedynie rolę okna.
Bogate w funkcje i niedrogie
Nie owijajmy w bawełnę: aplikacje komputerowe są zwykle bogatsze w funkcje. Jeśli potrzebujesz pakietu zwiększającego produktywność ze wszystkimi możliwymi przełącznikami, klawiszami skrótu i wysoce wyspecjalizowanymi funkcjami, wygrywa instalacja lokalna. Jest potężny, bo jest Twój.
Ale usługi internetowe? Często są po prostu „wystarczająco dobre”. Programiści używają języków takich jak JavaScript do tworzenia tych narzędzi. Pozbywają się niepotrzebnej funkcjonalności, aby zapewnić podstawową funkcjonalność, która naśladuje ich odpowiedniki na komputery stacjonarne. To kompromis. Tracisz pewną głębię możliwości, ale zyskujesz coś zupełnie innego.
Koszmar zgodności
Wyobraź sobie, że dział IT dużej firmy kupuje to samo oprogramowanie dla wszystkich pracowników. Brzmi prosto, prawda? Zło.
Duże organizacje aktualizują oprogramowanie etapami. Dział sprzedaży otrzymuje nową wersję w styczniu. Księgowość widzi to dopiero w czerwcu. Teraz pracują nad wspólnym dokumentem. Członek zespołu sprzedaży przesyła plik utworzony przy użyciu najnowszych funkcji. Księgowość próbuje otworzyć go w starszej wersji. To może zadziałać. Może to spowodować uszkodzenie danych. Lub plik będzie wyglądał jak bezsensowny ciąg znaków.
Możesz wyeksportować plik do starego formatu, ale często tracisz część funkcjonalności. Jesteś zmuszony obniżyć jakość swojej pracy, aby móc się komunikować. To tarcie spowalnia wszystko.
Usługi sieciowe eliminują ten problem. Dostawca jednocześnie aktualizuje interfejs i część serwerową. Każdy widzi to samo. Te same funkcje. Ta sama wersja. Koniec z łańcuchami e-maili z pytaniem „Jaką masz wersję?”
Prawdziwa zmiana: współpraca w czasie rzeczywistym
Tutaj gra się zmienia. Zmierzamy w stronę oprogramowania współpracującego.
Dzięki aplikacjom komputerowym współpraca staje się chaotyczną grą w muzyczne krzesła. Zapisujesz plik na dysku sieciowym. Ktoś je otwiera. Otwiera go ktoś inny. Nadpisujecie się nawzajem, tracicie pracę lub walczycie o prawa do blokowania. To niewygodne.
Usługi sieciowe zapisują dane bezpośrednio w bazie danych w chmurze. Wiele osób może edytować ten sam plik jednocześnie. Z dowolnego urządzenia. Gdziekolwiek. Pliku nie ma na dysku; istnieje w centralnej, dostępnej przestrzeni.
Czy to jest idealne? Nie.
Twórcy wciąż pracują nad poprawkami. Co się stanie, gdy dwie osoby spróbują edytować ten sam akapit w sprzeczny sposób? Czy zmiana drugiego użytkownika zastępuje pierwszą? Czy oprogramowanie inteligentnie je łączy? A może po prostu się zawiesza?
To nie są problemy teoretyczne. Są one rozwiązywane w czasie rzeczywistym podczas pisania. Technologia staje się coraz bardziej płynna, ale logika rozwiązywania konfliktów jest złożona. Prosimy maszyny, aby podejmowały decyzje dotyczące ludzkiej kreatywności, a czasami te decyzje okazują się błędne.
Kierunek ruchu jest jednak jasny. Odchodzimy od posiadania narzędzi na rzecz dostępu do usług. A dla zespołów ta zmiana kosztuje z powodu sporadycznych niepowodzeń.
Łatwo założyć, że całą ciężką pracę wykonuje oprogramowanie. Klikasz „Zapisz”, dane są natychmiast wysyłane na serwer i dzieje się magia. Ale bądźmy szczerzy: narzędzia nie działają, jeśli Ty nie pracujesz. Jesteś silnikiem. Oprogramowanie to tylko obudowa.
Bycie produktywnym nie polega na znalezieniu idealnej aplikacji. Chodzi o to, żeby z tego skorzystać. Więc przestań czytać i zacznij działać.
Jeśli chcesz głębiej sprawdzić, jak te systemy faktycznie działają, na następnej stronie znajdują się dodatkowe łącza.
Wykorzystaj to, co najlepsze z obu światów
Technologia chmurowa miała być wszechobecna, ale zawiodła, gdy jej najbardziej potrzebowałeś. Lotniska są klasycznym przykładem porażki. Do Twojego lotu pozostały trzy godziny, Wi-Fi jest niestabilne lub nie istnieje, a jedyna kopia Twojego projektu utknęła w karcie przeglądarki.
Właśnie dlatego ogłoszenie Google z kwietnia 2008 roku było tak znaczące. Firma włączyła funkcję offline w Dokumentach Google.
Wcześniej, jeśli utraciłeś połączenie internetowe, utraciłeś dostęp do swoich plików. Dzięki tej aktualizacji subskrybenci mogą zapisywać pliki Dokumentów Google bezpośrednio na dysku twardym swojego komputera. Można z nimi współpracować lokalnie. Następnie, gdy w końcu uzyskałeś sygnał, zmiany zostały zsynchronizowane z chmurą.
To rozwiązało „problem samolotu”. Umożliwiło to użytkownikom wypełnienie luki pomiędzy przechowywaniem w chmurze a lokalnym przetwarzaniem danych. Nigdy nie musiałeś wybierać pomiędzy dostępnością a niezawodnością. Mógłbyś mieć jedno i drugie.
Często zadawane pytania
Czy narzędzia zwiększające produktywność sprawiają, że jesteś naprawdę produktywny?
Nie ma tu jednoznacznej odpowiedzi tak lub nie. Zależy to całkowicie od osoby i konkretnego narzędzia. Niektórzy ludzie uważają, że cyfrowa organizacja pomaga ich mózgom pracować wydajniej. Inni uważają, że same aplikacje stają się źródłem rozrywki. Oprogramowanie nie tworzy dyscypliny. Odzwierciedla jedynie intencje użytkownika.
W jaki sposób oprogramowanie zwiększające produktywność pomaga uczniom?
Uczniowie używają tych narzędzi, aby wprowadzić strukturę w chaos. Edytory tekstu zamieniają pustą stronę w łatwy do napisania esej. Procesory arkuszy kalkulacyjnych wykonują obliczenia matematyczne i organizują dane, które w innym przypadku wymagałyby godzin pracy ręcznej. Oprogramowanie do prezentacji pomaga wizualizować złożone pomysły kolegom z klasy i profesorom. Krótko mówiąc, zmniejszają tarcia administracyjne, umożliwiając szybsze uczenie się.
Jeszcze więcej informacji
Powiązane artykuły z HowStuffWorks
-
Jak działają komputery PC
-
Czy współpraca online jest przyszłością firm prowadzących działalność gospodarczą?
-
Jak działa przetwarzanie w chmurze
-
Jak będzie działać komputer w chmurze Google-Apple
-
Jak działają hakerzy
-
Jak działa sieć domowa?
-
Jak działa infrastruktura internetowa
-
Jak działają mikroprocesory
-
Jak działają systemy operacyjne
-
Jak działa sieć semantyczna
-
Jak działają strony internetowe
-
Jak działają serwery internetowe
Inne świetne linki
- Szkoły W3
Źródła
-
Batelle, John. „Cały świat jest platformą”. Strażnik. 29 września 2005 Dostęp: 26 marca 2008 http://www.guardian.co.uk/media/2005/sep/29/digitalmedia.technology1
-
O’Reilly, Tim. „Wymyślanie przyszłości”. Sieć O’Reilly. 9 kwietnia 2002 Dostęp: 26 marca 2008 http://oreillynet.com/lpt/a/1697
-
„Statystyki platform operacyjnych.” Szkoły W3C. http://www.w3schools.com/browsers/browsers_os.asp
