Waarom Microsoft Office nog steeds het productiviteitssoftwarelandschap domineert

Je hebt het gebruikt. Je gebruikt het waarschijnlijk elke dag. Of u nu een cv opmaakt in Word, een draaitabel maakt in Excel of een diaserie ontwerpt in PowerPoint, u werkt met productiviteitssoftware. Deze gereedschappen zijn de machinekamer van het moderne werk. Ze zetten ruwe gegevens om in rapporten, ideeën in presentaties en lijsten in databases. Het is niet glamoureus. Het is niet de volgende grote virale app. Maar voor bedrijven, kleine bedrijven en solo-ondernemers is het een niet-onderhandelbare infrastructuur.

Microsoft Office is niet alleen populair; het is de industriestandaard. De vraag is niet echt of het domineert, maar waarom het de standaardkeuze blijft voor miljoenen gebruikers.

Het Windows-effect

Er is een simpele hardwarereden voor de greep van Microsoft op de markt. Microsoft maakt niet alleen Office. Het maakt Windows. En Windows is overal.

Volgens gegevens van W3C draait ruim 86 procent van alle computers in huizen en kantoren op een of andere vorm van het Windows-besturingssysteem. Dat is geen marginaal aandeel. Dat is de overgrote meerderheid.

Wanneer u een nieuwe pc koopt bij Dell, HP of Lenovo, wordt deze waarschijnlijk vooraf geïnstalleerd met een proefversie of een volledige versie van Microsoft Office. Verkopers bundelen het omdat het werkt. Het werkt omdat het is geoptimaliseerd voor het besturingssysteem waarop het is geïnstalleerd. Deze integratie verlaagt de toetredingsdrempel. U hoeft niet op zoek te gaan naar compatibele software. Je klapt gewoon de laptop open en gaat aan de slag.

Maar gemak is niet de enige drijfveer.

Geïntegreerde functionaliteit is belangrijk

Als installatiegemak de enige factor zou zijn geweest, hadden open source-alternatieven het inmiddels overgenomen. Dat deden ze niet. De echte reden waarom Microsoft Office de scepter zwaait, is functionaliteit.

Kantoor is een suite. Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook: ze worden allemaal geproduceerd door hetzelfde bedrijf. Met deze gedeelde ontwikkelomgeving kan Microsoft universele functies in de hele suite creëren. Het resultaat is een niveau van interoperabiliteit dat externe ontwikkelaars moeilijk kunnen evenaren.

U kunt een Excel-diagram rechtstreeks in een Word-document insluiten. U kunt gegevens uit Access naar een PowerPoint-dia halen. Deze elementen zitten niet zomaar naast elkaar. Ze praten met elkaar. Deze integratie maakt het eenvoudiger om elementen uit verschillende applicaties te combineren om een ​​samenhangend, professioneel document te creëren.

Voor teams betekent dit minder wrijving. Minder tijd besteed aan het uitzoeken hoe Programma A kan werken met Programma B. Meer tijd aan het daadwerkelijke werk.

De kosten van dominantie

Betekent dit dat Office perfect is? Nee. Het betekent dat het verankerd is. En verschansing heeft gevolgen.

Wanneer één leverancier 86 procent van de OS-markt in handen heeft en zijn productiviteitspakket daarmee bundelt, wordt de concurrentie moeilijk. Kleinere spelers moeten een zware strijd voeren tegen een product dat al op je bureau staat voordat je de computer zelfs maar aanzet.

Gebruikers betalen op twee manieren voor dit gemak: abonnementskosten en leverancierslock-in. Zodra uw bestanden zijn geformatteerd in .docx en .xlsx, voelt het verlaten van het ecosysteem alsof u tijdens de vlucht van luchtvaartmaatschappij verandert. Je kunt het. Maar waarom zou je?

De dominantie van Microsoft Office gaat niet alleen over betere code. Het gaat over netwerkeffecten, hardwarebundeling en de pure traagheid van gewoonte. Zolang Windows de standaard blijft, blijft Office de standaard.

Maar het landschap is aan het veranderen. Cloudgebaseerde alternatieven winnen terrein.

Suites met grote namen zijn niet altijd de oplossing. Soms past kant-en-klare software van grote uitgevers gewoon niet in de workflow. Denk eens aan scenarioschrijven. Het vereist een rigide, niet-onderhandelbare indeling. Met een generieke tekstverwerker kun je alles typen, maar de dialoog of de centrale scènekoppen worden niet automatisch ingesprongen. Daarvoor heeft u gespecialiseerde productiviteitssoftware nodig die is ontworpen voor die specifieke output. Er zijn honderden niche-apps beschikbaar die zich richten op elk denkbaar formaat, van juridische instructies tot codedocumentatie. Als je een ontwikkelaar, ontwerper of romanschrijver bent, zul je merken dat een speciale tool van een kleiner, ondernemend ontwikkelteam het zware werk beter doet dan een opgeblazen bedrijfssuite.

Maar hier is de realiteitscheck: het installeren van nieuwe software maakt u niet op magische wijze efficiënter.

Het doel van productiviteitssoftware is om taken eenvoudiger te maken, niet om het werk voor u te doen.

Mensen installeren deze tools vaak en verwachten dat de productie moeiteloos zal verlopen. Ze verwachten dat de machine de inhoud genereert. Dat zal niet gebeuren. De software stroomlijnt de mechanismen (de opmaak, het versiebeheer, het opslaan van bestanden), maar de daadwerkelijke creatie is nog steeds uw verantwoordelijkheid. Jij brengt de ideeën. De app biedt alleen het canvas.

Dit brengt ons bij de kernvraag: wat maakt een tool precies productief? Is het de snelheid? De automatisering? Of is het iets heel anders? In het volgende gedeelte gaan we dieper in op de mechanismen van efficiëntie.

Aan de slag met productiviteitssoftware

Laten we eerlijk zijn: deze programma’s ‘productiviteitssoftware’ noemen is een beetje een verkeerde benaming. Ze produceren zelf niets. Het zijn facilitaire software. Ze vormen het canvas voor uw documenten, presentaties, spreadsheets en gegevensbestanden. Zeker, goede software kan het zware werk aan, zoals het omzetten van een muur van onbewerkte gegevens in een overzichtelijke grafiek of grafiek, maar de vonk, de eerste inspanning, het daadwerkelijke werk? Dat komt nog steeds van jou.

De echte geheime saus is niet de code; het gaat erom hoe goed ontwikkelaars op uw behoeften anticiperen voordat u zelfs maar weet dat u ze heeft. Ze moeten al vroeg moeilijke vragen stellen. Waar is dit hulpmiddel voor? Hoe gaan mensen het daadwerkelijk gebruiken? Over welke functies kan niet worden onderhandeld? Hoe moet de interface eruitzien, zodat het navigeren niet als een hele klus voelt? Als ze het goed doen, krijg je een programma dat zowel functioneel als intuïtief is. Wanneer hebben ze het mis? Je krijgt frustratie. Veel ervan.

De UI-evenwichtsoefening

Het organiseren van functies is een koorddansen. Ontwikkelaars moeten een intuïtieve lay-out creëren zonder alleen maar de ontwerpkeuzes van hun concurrenten te kopiëren en te plakken. Gebruikers zijn gewoontedieren. Als je jarenlang de sneltoetsen in Excel hebt onthouden, is het overschakelen naar een nieuwe spreadsheet-app die dezelfde functies in drie verschillende submenu’s verbergt voldoende om iedereen te laten gillen.

Bedrijven proberen vaak hun producten te moderniseren door functies in nieuwe updates te reorganiseren. Het is een gok. Langdurige gebruikers worden boos als hun spiergeheugen ongeldig wordt gemaakt. Om de klap te verzachten, hebben sommige ontwikkelaars een “legacy-modus” of een weergaveoptie toegevoegd die de oudere, vertrouwde interface nabootst. Een paar zijn zelfs brutaal genoeg om een ​​emulatiemodus op te nemen die ervoor zorgt dat hun product eruit ziet en aanvoelt als dat van een concurrent, in de hoop gefrustreerde overstappers over te halen.

Open source versus eigen modellen

Dan is er de vraag wie de eigenaar is van de code. Sommige ontwikkelaars kiezen voor open source productiviteitssoftware. Dit betekent dat ze een deel of de gehele programmeercode vrijgeven aan het publiek. Iedereen kan die code gebruiken, aanpassen, functies toevoegen of helemaal kapot maken. Het voordeel? Een gemeenschap van ontwikkelaars kan gebruikersfeedback in realtime volgen en problemen sneller oplossen dan een bestuurskamer van een bedrijf. Het nadeel? Het is moeilijk om geld te verdienen. Veel open-sourceprojecten overleven van donaties, wat betekent dat de middelen vaak schaarser zijn.

Gepatenteerde software hanteert de tegenovergestelde benadering. De code is vergrendeld. Het bedrijf is de enige bron van waarheid voor de toepassing. Dit maakt het eenvoudiger om een ​​bedrijfsmodel op te bouwen. Je kunt er een prijskaartje aan hangen, omdat je de distributie beheert. Deze bedrijven hebben meestal het budget om topontwikkelaars in te huren. Garandeert dat betere software? Nee. Maar het betekent vaak meer middelen voor ondersteuning en functieontwikkeling. Het is een afweging tussen de wendbaarheid van de gemeenschap en de spierkracht van het bedrijf.

De smaken van nut

Productiviteit is niet one-size-fits-all. Het valt uiteen in specifieke branches, elk met zijn eigen eigenaardigheden en doeleinden. Je downloadt niet zomaar ‘een app’; u selecteert een gereedschap voor een specifieke taak.

• Woord- en gegevensverwerking: De klassieke teksteditor, geëvolueerd tot complexe documentbeheersystemen.
• Spreadsheetsoftware: De ruggengraat van financiële modellering en data-analyse.
• Presentatiesoftware: Voor visuele verhalen en diapresentaties.
• Databasesoftware: Gestructureerd opslaan en ophalen van grote datasets.
• Grafisch ontwerp en bewerking: Van het retoucheren van foto’s tot vectorillustraties.
• Bestandsbeheer: Bestanden organiseren, taggen en synchroniseren op verschillende apparaten.
• Gespecialiseerde creatie: Hulpmiddelen voor labels, visitekaartjes en andere niche-printbehoeften.
• Organisatiesoftware: Kalenders, takenlijsten en projecttrackers die ervoor zorgen dat uw leven niet instort.

Maar er is een nieuwe kanshebber in de stad. Een beweging die deze traditionele desktopapplicaties naar het web brengt. De verschuiving van geïnstalleerde programma’s naar online abonnementen verandert de manier waarop we omgaan met ons werk. Het verschil gaat niet alleen over waar de code zich bevindt; het gaat over toegankelijkheid, samenwerking en het einde van handmatige updates. Hoe verandert de overstap naar de cloud de manier waarop u werkt? Dat is waar dingen interessant worden.

Vroeger betekende het installeren van software dat je moest omgaan met de brute paardenkracht van je machine. Je hebt een installatieprogramma gedownload, gewacht op de voortgangsbalk en gebeden dat het niet crashte. Deze desktop-apps bevinden zich op uw harde schijf en verslinden RAM- en CPU-cycli om lokaal te worden uitgevoerd. Webdiensten? Ze zijn anders. Het zware werk gebeurt in de cloud, ergens anders op een netwerk, terwijl uw browser slechts als venster fungeert.

Functierijkdom versus toegankelijkheid

Er is geen suikerlaagje: desktopapplicaties zijn meestal robuuster. Als je een productiviteitssuite nodig hebt met alle mogelijke schakelaars, snelkoppelingen en obscure functies, wint de lokale installatie. Het is krachtig omdat het van jou is.

Maar webservices? Ze zijn vaak gewoon ‘goed genoeg’. Ontwikkelaars gebruiken talen als JavaScript om deze tools te bouwen. Ze halen de opgeblazenheid weg en leveren kernfuncties die hun desktop-tegenhangers nabootsen. Het is een afweging. Je verliest wat diepgang, maar je krijgt iets heel anders.

De compatibiliteitsnachtmerrie

Stel je voor dat een IT-afdeling van een bedrijf voor iedereen dezelfde software koopt. Klinkt gemakkelijk, toch? Fout.

Grote organisaties upgraden gefaseerd. Sales krijgt de nieuwe versie in januari. De boekhouding ziet het pas in juni. Nu werken ze samen aan een gedeeld document. Sales stuurt een bestand dat is gebouwd op basis van de nieuwste functies. Accounting probeert het in hun oudere versie te openen. Het zou kunnen werken. Het kan corrumperen. Het lijkt misschien gewoon op afval.

Je kunt exporteren naar een ouder formaat, maar daarbij verlies je vaak functionaliteit. Je wordt gedwongen je eigen werk te downgraden alleen maar om te communiceren. Het is een wrijvingspunt dat alles vertraagt.

Webservices elimineren dit. De provider werkt de interface en backend tegelijkertijd bij. Iedereen ziet hetzelfde. Dezelfde kenmerken. Dezelfde versie. Niet meer “welke versie gebruik je?” e-mailketens.

De echte verandering: realtime samenwerking

Dit is waar het spel verandert. We gaan richting collaboratieve software.

Met desktop-apps is samenwerking een rommelig stoelendansspel. U slaat een bestand op een netwerkstation op. Iemand maakt hem open. Iemand anders maakt hem open. Je overschrijft elkaar, verliest werk of vecht om vergrendelingsrechten. Het is onhandig.

Webservices slaan rechtstreeks op in een database in de cloud. Meerdere mensen kunnen hetzelfde bestand tegelijkertijd bewerken. Vanaf elk apparaat. Overal. Het bestand staat niet op een schijf; het is wonen in een centrale, toegankelijke ruimte.

Is het perfect? Nee.

Ontwikkelaars zijn nog steeds bezig met het gladstrijken van de rimpels. Wat gebeurt er als twee mensen dezelfde paragraaf op tegenstrijdige manieren proberen te bewerken? Overschrijft de wijziging van de tweede persoon de eerste? Voegt de software ze op intelligente wijze samen? Of crasht het gewoon?

Dit zijn geen theoretische problemen. Ze worden in realtime opgelost terwijl we typen. De technologie wordt steeds soepeler, maar de logica van conflictoplossing is complex. We vragen machines om een ​​oordeel te vellen over de menselijke creativiteit, en soms zijn die oproepen verkeerd.

Toch is het traject duidelijk. We stappen af ​​van het bezitten van tools naar het verkrijgen van toegang tot services. En voor teams is die verschuiving de occasionele storing waard.

Het is gemakkelijk om aan te nemen dat de software het zware werk doet. Je klikt op opslaan, de gegevens vliegen naar een server en er gebeurt magie. Maar laten we even reëel zijn. De tools werken niet tenzij u dat doet. Jij bent de motor. De software is slechts het chassis.

Productief worden gaat niet over het vinden van de perfecte app. Het gaat erom dat je het gebruikt. Dus stop met lezen en ga aan de slag.

Als je dieper wilt ingaan op de manier waarop deze systemen daadwerkelijk functioneren, zijn er meer links beschikbaar op de volgende pagina.

Beide kanten op

De cloud had overal moeten zijn, maar faalde toen je hem het meest nodig had. Luchthavens zijn het klassieke geval van mislukking. U bent drie uur voor uw vlucht, de wifi is onregelmatig of niet aanwezig en uw enige exemplaar van het project zit vast in een browsertabblad.

Daarom was de aankondiging van Google uit april 2008 van belang. Ze schakelden offline mogelijkheden in voor Google Documenten.

Als u voorheen offline ging, verloor u de toegang. Na deze update konden abonnees een Google Docs-bestand rechtstreeks op de harde schijf van hun computer opslaan. Je zou er lokaal aan kunnen werken. Als je dan eindelijk een signaal kreeg, werden de wijzigingen weer gesynchroniseerd.

Dit loste het “vliegtuigprobleem” op. Het stelde gebruikers in staat de kloof tussen cloudopslag en lokale verwerking te overbruggen. Je hoefde niet te kiezen tussen toegankelijkheid en betrouwbaarheid. Je zou beide kunnen hebben.

Veelgestelde vragen

Maken productiviteitstools u daadwerkelijk productief?

Er is hier geen enkel ja of nee antwoord. Het hangt volledig af van het individu en het specifieke hulpmiddel. Sommige mensen vinden dat digitale organisaties hun hersenen hacken om efficiënter te worden. Anderen vinden dat de apps zelf een afleiding worden. De software creëert geen discipline. Het weerspiegelt alleen de intentie van de gebruiker.

Hoe helpt productiviteitssoftware studenten?

Leerlingen gebruiken deze hulpmiddelen om chaos te structureren. Tekstverwerkingssoftware verandert een blanco pagina in een hanteerbaar essay. Spreadsheetsoftware verzorgt de wiskunde- en gegevensorganisatie die anders uren met de hand zou duren. Presentatiesoftware helpt bij het visualiseren van complexe ideeën voor klasgenoten en professoren. Kortom, het vermindert de administratieve rompslomp, zodat er sneller geleerd kan worden.

Veel meer informatie

Gerelateerde HowStuffWorks-artikelen

• Hoe pc’s werken

• Is online samenwerking de toekomst van de manier waarop bedrijven zaken doen?

• Hoe cloudcomputing werkt

• Hoe de Google-Apple cloudcomputer zal werken

• Hoe hackers werken

• Hoe thuisnetwerken werken

• Hoe internetinfrastructuur werkt

• Hoe microprocessors werken

• Hoe besturingssystemen werken

• Hoe semantisch web werkt

• Hoe webpagina’s werken

• Hoe webservers werken

Nog meer geweldige links

• W3-scholen

Bronnen

• Batelle, John. “De hele wereld is een platform.” De Bewaker. 29 september 2005. Teruggevonden op 26 maart 2008. http://www.guardian.co.uk/media/2005/sep/29/digitalmedia.technology1

• O’Reilly, Tim. “De toekomst uitvinden.” O’Reilly-netwerk. 9 april 2002. Teruggevonden op 26 maart 2008. http://oreillynet.com/lpt/a/1697

• “OS-platformstatistieken.” W3C-scholen. http://www.w3schools.com/browsers/browsers_os.asp