Už jsi to použil. Pravděpodobně to používáte každý den. Ať už navrhujete životopis ve Wordu, vytváříte kontingenční tabulku v Excelu nebo navrhujete prezentaci v PowerPointu, pracujete s produktivním softwarem. Tyto nástroje jsou „motorem“ moderní práce. Přeměňují nezpracovaná data na zprávy, nápady na prezentace a seznamy na databáze. Není to okouzlující. Toto není další virová aplikace. Ale pro korporace, malé podniky a jednotlivé podnikatele je to integrální infrastruktura.
Microsoft Office není jen populární; toto je průmyslový standard. Otázkou není, zda dominuje, ale proč zůstává výchozí volbou pro miliony uživatelů.
Efekt Windows
Existuje jednoduchý hardwarový důvod, proč si Microsoft udržuje své dominantní postavení na trhu. Microsoft nevytváří jen Office. Vytváří také Windows. A Windows jsou všude.
Podle W3C více než 86 procent všech počítačů v domácnostech a kancelářích používá nějakou verzi operačního systému Windows. Nejedná se o zanedbatelný podíl. To je absolutní většina.
Když si koupíte nový počítač od společností Dell, HP nebo Lenovo, je s největší pravděpodobností dodáván s předinstalovanou zkušební nebo plnou verzí sady Microsoft Office. Dodavatelé to k němu přibalují, protože to funguje. Funguje, protože je optimalizován pro operační systém, na kterém je nainstalován. Tato integrace snižuje bariéru vstupu. Nemusíte hledat kompatibilní software. Stačí otevřít notebook a začít pracovat.
Pohodlí ale není jediným faktorem.
Důležitost integrované funkčnosti
Pokud by byla snadná instalace jediným faktorem, otevřené alternativy by již ovládly trh. To se ale nestalo. Skutečným důvodem, proč si Microsoft Office udržel svou pozici, je funkčnost.
Office je sada aplikací. Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook – všechny jsou vyvinuty stejnou společností. Toto společné vývojové prostředí umožňuje společnosti Microsoft vytvářet univerzální funkce v rámci celé sady. Výsledkem je úroveň kompatibility, kterou je pro vývojáře třetích stran obtížné replikovat.
Graf z Excelu můžete vložit přímo do dokumentu aplikace Word. Data z Accessu můžete extrahovat do snímku aplikace PowerPoint. Tyto prvky nejsou jen poblíž. Navzájem se ovlivňují. Tato integrace umožňuje snadno kombinovat prvky z různých aplikací a vytvořit tak soudržný profesionální dokument.
Pro týmy to znamená menší tření. Méně času stráveného tím, aby program A fungoval s programem B. Více času samotnou prací.
Cena dominance
Znamená to, že Office je dokonalý? Ne. To znamená, že zakořenilo. A zakořenění má následky.
Když jeden dodavatel ovládá 86 procent trhu s operačními systémy a spojuje s tím svou sadu produktivity, konkurence se stává obtížnou. Menší hráči se musí potýkat s převahou proti produktu, který už máte na stole, ještě než vůbec zapnete počítač.
Uživatelé za toto pohodlí platí dvěma způsoby: cenou předplatného a uzamčením dodavatele. Jakmile jsou vaše soubory naformátovány jako .docx a .xlsx, opouštíte ekosystém jako byste během letu změnili leteckou společnost. Můžete to udělat. Ale proč?
Dominance Microsoft Office není jen o lepším kódu. Jde o síťové efekty, hardwarové balení a pouhou setrvačnost zvyku. Dokud Windows zůstane standardem, Office zůstane výchozí volbou.
Ale krajina se mění. Cloudové alternativy nabírají na síle.
Softwarové produkty od velkých jmen nejsou vždy řešením. Někdy se běžně dostupný software od předních vydavatelů jednoduše nehodí do vašeho pracovního postupu. Vezměme si scenáristiku. Vyžaduje přísný, nesmlouvavý formát. Univerzální textový editor vám umožní zadat libovolný text, ale nebude automaticky odsazovat dialogy ani názvy středových scén. K tomu budete potřebovat specializovaný software pro produktivitu navržený speciálně pro tento výstupní formát. Existuje mnoho specializovaných aplikací, které se zaměřují na každý představitelný formát, od právních memorand po dokumentaci kódu. Pokud jste vývojář, designér nebo romanopisec, možná zjistíte, že specializovaný nástroj od malého, ale podnikavého týmu vývojářů zvládne práci lépe než nabušený podnikový balíček.
Ale tady je krutá realita: instalace nového softwaru vás zázračně nezefektivní.
Účelem softwaru pro zvýšení produktivity je usnadnit úkoly, ne dělat práci za vás.
Lidé často instalují takové nástroje a očekávají, že výroba bude snadná a bez námahy. Očekávají, že stroj bude generovat obsah. Ale to se nestane. Software zjednodušuje mechaniku – formátování, správu verzí, ukládání souborů – ale skutečná tvorba je stále na vás. Přinášíte nápady. Aplikace poskytuje pouze plátno.
To nás přivádí k hlavní otázce: co přesně dělá nástroj produktivní? Je to rychlost? Automatizace? Nebo něco úplně jiného? V další části se podíváme na mechaniku účinnosti.
Začínáme se softwarem pro zvýšení produktivity
Buďme upřímní: nazývat tyto programy „produktivní software“ je trochu nesprávné pojmenování. Sami nic neprodukují. Toto je software pro usnadnění. Poskytují plátno pro vaše dokumenty, prezentace, tabulky a datové soubory. Jistě, dobrý software zvládne těžké úkoly – jako je přeměna stěny nezpracovaných dat na úhlednou tabulku nebo graf – ale ta jiskra, počáteční úsilí, práce samotná? Stále pochází od vás.
Skutečná tajná omáčka není kód, ale to, jak dobře vývojáři předvídají vaše potřeby, než vůbec víte, že je máte. Na začátku musí klást těžké otázky. K čemu je tento nástroj? Jak to vlastně lidé využijí? Jaké funkce jsou vyžadovány? Jak by mělo vypadat rozhraní, aby navigace nebyla jako zátěž? Když se jim to povede, získáte program, který je funkční a intuitivní. Kdy to mají špatně? Budete zklamáni. A je toho hodně.
Vyvažování v rozhraní
Organizování funkcí je jako chůze po laně. Vývojáři potřebují vytvořit intuitivní rozvržení bez pouhého kopírování a vkládání návrhů konkurentů. Uživatelé jsou tvorové ze zvyku. Pokud jste strávili roky zapamatováním klávesových zkratek Excelu, přechod na novou tabulkovou aplikaci, která skrývá stejné funkce ve třech různých podnabídkách, může někoho rozkřičet.
Společnosti se často snaží modernizovat své produkty reorganizací funkcí v nových aktualizacích. To je riziko. Dlouhodobí uživatelé se zlobí, když je jejich svalová paměť zbytečná. Pro zmírnění úderu někteří vývojáři zahrnují „režim kompatibility“ nebo možnost procházení, která simuluje staré známé rozhraní. Někteří jsou dokonce tak odvážní, že přidají režim emulace, díky kterému jejich produkt vypadá a působí podobně jako konkurenční produkt, a doufají, že frustrované uživatele přilákají k přechodu na jejich produkt.
Open source vs. proprietární modely
Pak je tu otázka, kdo je vlastníkem kódu. Někteří vývojáři volí software s otevřeným zdrojovým kódem. To znamená, že uvolňují část nebo veškerý softwarový kód veřejnosti. Kdokoli může vzít tento kód, vyladit jej, přidat funkce nebo jej úplně prolomit. klady? Komunita vývojářů může sledovat zpětnou vazbu od uživatelů v reálném čase a řešit problémy rychleji než představenstvo společnosti. Nevýhody? Je těžké vydělat peníze. Mnoho open source projektů přežívá z darů, což znamená, že zdroje jsou často vzácné.
Proprietární software jde opačným způsobem. Kód je uzavřen. Společnost je jediným zdrojem pravdy pro aplikaci. To usnadňuje vytvoření obchodního modelu. Můžete na něj umístit cenovku, protože distribuci řídíte. Tyto společnosti mají obvykle rozpočet na to, aby najímaly špičkové vývojáře. Zaručuje to nejlepší software? Ne. To ale často znamená více zdrojů pro podporu a vývoj funkcí. Je to kompromis mezi flexibilitou komunity a silou společnosti.
Různé nástroje
Produktivita není jedna velikost pro všechny. Je rozdělena do specifických vertikál, z nichž každá má své vlastní charakteristiky a cíle. Nestahujete jen „aplikaci“; vyberete nástroj pro konkrétní úkol.
- Zpracování textu a dat: Klasický textový editor, který se vyvinul v sofistikované systémy pro správu dokumentů.
- Tabulkové programy: Základ finančního modelování a analýzy dat.
- Prezentační software: Pro vizuální vyprávění příběhů a prezentace.
- Databáze: Strukturované ukládání a načítání velkých souborů dat.
- Grafický design a úpravy: Od retuše fotografií po vektorové ilustrace.
- Správa souborů: Organizujte, označujte a synchronizujte soubory mezi zařízeními.
- Specializovaná tvorba: Nástroje pro štítky, vizitky a další speciální tiskové potřeby.
- Organizační software: Kalendáře, seznamy úkolů a sledovače projektů, díky kterým se váš život nezhroutí.
Na scéně se ale objeví nový hráč. Hnutí, které přináší tyto tradiční desktopové aplikace na web. Posun od nainstalovaných programů k online předplatnému mění způsob, jakým pracujeme s naší prací. Rozdíl není jen v tom, kde se kód nachází; je to otázka přístupnosti, spolupráce a ukončení ručních aktualizací. Jak přesun do cloudu změní váš pracovní postup? Tady to začíná být zajímavé.
V minulosti znamenala instalace softwaru spoléhat se na nezpracovaný výkon počítače. Stáhli jste si instalační program, čekali, až se vyplní ukazatel průběhu, a doufali, že program nespadne. Tyto desktopové aplikace žijí na vašem pevném disku a spotřebovávají RAM a CPU čas, aby mohly běžet lokálně. Webové služby? Jsou stavěny jinak. Hlavní zátěž padá na cloud umístěný někde v síti a váš prohlížeč funguje pouze jako okno.
Bohaté na funkce vs. cenově dostupné
Nenechme si to namlouvat: desktopové aplikace bývají bohatší na funkce. Pokud chcete balíček produktivity se všemi možnými přepínači, klávesovými zkratkami a vysoce specializovanými funkcemi, vyhraje místní instalace. Je mocný, protože je váš.
Ale webové služby? Často jsou prostě „dost dobří“. Vývojáři k vytváření těchto nástrojů používají jazyky jako JavaScript. Odstraňují nepotřebné funkce a poskytují základní funkce, které napodobují jejich protějšky na stolních počítačích. Je to kompromis. Ztratíte určitou hloubku schopností, ale získáte něco úplně jiného.
Noční můra kompatibility
Představte si, že IT oddělení velké společnosti nakupuje stejný software pro všechny zaměstnance. Zní to jednoduše, že? Špatně.
Velké organizace aktualizují software po etapách. Obchodní oddělení obdrží novou verzi v lednu. Účetnictví to vidí až v červnu. Nyní pracují na společném dokumentu. Člen prodejního týmu odešle soubor vytvořený pomocí nejnovějších funkcí. Účetnictví se to pokouší otevřít ve své starší verzi. Tohle by mohlo fungovat. To může způsobit poškození dat. Nebo bude soubor vypadat jako nesmyslný řetězec znaků.
Soubor můžete exportovat do starého formátu, ale často ztrácíte některé funkce. Jste nuceni snižovat kvalitu své práce, jen abyste mohli komunikovat. Je to tření, které vše zpomaluje.
Webové služby tento problém eliminují. Poskytovatel současně aktualizuje rozhraní a serverovou část. Všichni vidí to samé. Stejné vlastnosti. Stejná verze. Už žádné e-mailové řetězce s dotazem „jakou verzi máte?“
Skutečný posun: spolupráce v reálném čase
Tady se hra mění. Pohybujeme se směrem ke spolupráci softwaru.
S desktopovými aplikacemi se spolupráce stává chaotickou hrou hudebních židlí. Soubor uložíte na síťovou jednotku. Někdo to otevře. Otevře to někdo jiný. Navzájem se přepisujete, přicházíte o práci nebo bojujete o blokování práv. Je to nepohodlné.
Webové služby ukládají data přímo do databáze v cloudu. Více lidí může upravovat stejný soubor současně. Z jakéhokoli zařízení. Kdekoli. Soubor není na disku; existuje v centrálním, přístupném prostoru.
Je to ideální? Ne.
Vývojáři stále řeší chyby. Co se stane, když se dva lidé pokusí upravit stejný odstavec protichůdnými způsoby? Přepíše změna druhého uživatele první? Propojuje je software inteligentně? Nebo to jen havaruje?
To nejsou teoretické problémy. Jsou vyřešeny v reálném čase, zatímco píšeme. Technologie se stává plynulejší, ale logika řešení konfliktů je složitá. Žádáme stroje, aby rozhodovaly o lidské kreativitě, a někdy se tato rozhodnutí ukáží jako chybná.
Směr pohybu je však jasný. Přecházíme od vlastnictví nástrojů k přístupu ke službám. A pro týmy tento posun stojí z občasných neúspěchů.
Je snadné předpokládat, že veškerou těžkou práci udělá software. Kliknete na „Uložit“, data se okamžitě odešlou na server a kouzlo se stane. Ale buďme skuteční: nástroje nefungují, pokud nepracujete vy. Vy jste motor. Software je pouze podvozek.
Být produktivní není o nalezení dokonalé aplikace. Toto je použít. Tak přestaňte číst a začněte pracovat.
Pokud se chcete hlouběji ponořit do toho, jak tyto systémy skutečně fungují, na další stránce jsou k dispozici další odkazy.
Získejte to nejlepší z obou světů
Cloudová technologie měla být všudypřítomná, ale selhala, když jste ji nejvíce potřebovali. Letiště jsou klasickým příkladem selhání. Do odletu zbývají tři hodiny, Wi-Fi je nestabilní nebo neexistuje a jediná kopie vašeho projektu uvízla na kartě prohlížeče.
Proto bylo oznámení společnosti Google z dubna 2008 tak významné. Společnost povolila funkci offline pro Dokumenty Google.
Předtím, pokud jste ztratili připojení k internetu, ztratili jste přístup ke svým souborům. Díky této aktualizaci mohli předplatitelé ukládat soubory Dokumentů Google přímo na pevný disk svého počítače. Můžete s nimi pracovat lokálně. Poté, když jste konečně měli signál, byly změny synchronizovány zpět do cloudu.
Tím byl „problém s letadlem“ vyřešen. To uživatelům umožnilo překlenout propast mezi cloudovým úložištěm a místním zpracováním dat. Nikdy jste nemuseli volit mezi dostupností a spolehlivostí. Můžete mít obojí.
Často kladené otázky
Udělají vás nástroje produktivity skutečně produktivními?
Zde neexistuje jednoznačná odpověď ano nebo ne. Zcela záleží na jedinci a konkrétním nástroji. Někteří lidé zjišťují, že digitální organizace pomáhá jejich mozkům pracovat efektivněji. Jiní věří, že samotné aplikace se stávají zdrojem rozptýlení. Software nevytváří disciplínu. Odráží pouze záměry uživatele.
Jak software pro zvýšení produktivity pomáhá studentům?
Studenti pomocí těchto nástrojů vnesou strukturu do chaosu. Textové procesory promění prázdnou stránku ve zvládnutelnou esej. Tabulkové procesory provádějí matematické výpočty a organizují data, která by jinak zabrala hodiny manuální práce. Prezentační software vám pomůže vizualizovat složité nápady pro vaše spolužáky a profesory. Stručně řečeno, snižují administrativní tření a umožňují rychlejší učení.
Ještě více informací
Související články HowStuffWorks
-
Jak fungují počítače
-
Je online spolupráce budoucností firem, které podnikají?
-
Jak funguje cloud computing
-
Jak bude fungovat cloudový počítač Google-Apple
-
Jak fungují hackeři
-
Jak funguje domácí síť?
-
Jak funguje internetová infrastruktura
-
Jak fungují mikroprocesory
-
Jak fungují operační systémy
-
Jak funguje sémantický web
-
Jak fungují webové stránky
-
Jak fungují webové servery
Další skvělé odkazy
- Školy W3
Zdroje
-
Battelle, Johne. “Celý svět je platforma.” The Guardian. 29. září 2005 Přístup 26. března 2008 http://www.guardian.co.uk/media/2005/sep/29/digitalmedia.technology1
-
O’Reilly, Tim. “Vynalézání budoucnosti.” Síť O’Reilly. 9. dubna 2002 Přístup 26. března 2008 http://oreillynet.com/lpt/a/1697
-
“Statistiky operačních platforem.” Školy W3C. http://www.w3schools.com/browsers/browsers_os.asp
